Fournir un sous-traitant en règle repose sur quatre documents précis : l’extrait Kbis ou son équivalent, l’attestation de vigilance URSSAF, l’attestation de régularité fiscale et la liste nominative des salariés étrangers hors UE. Dès qu’un contrat de sous-traitance dépasse 5 000 € HT, ces justificatifs deviennent obligatoires et doivent être vérifiés à la signature, puis tous les six mois.
🧾 L’essentiel à retenir
4 documents obligatoires dès 5 000 € HT de contrat
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Identité et cotisations
Kbis, attestation URSSAF et régularité fiscale prouvent que l’entreprise existe et paie ses charges.
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Vérification tous les 6 mois
L’obligation de vigilance ne s’arrête pas à la signature, elle dure toute l’exécution du chantier.
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Solidarité financière en jeu
Sans vérification, le donneur d’ordre peut payer les dettes fiscales et sociales du sous-traitant.
Gardez une copie datée de chaque document reçu : en cas de contrôle, la date de vérification compte autant que le document lui-même.
Quels documents un sous-traitant BTP doit-il fournir ?
Quatre justificatifs forment le socle de la conformité administrative en sous-traitance. Chacun répond à un objectif précis : prouver l’existence légale de l’entreprise, sa régularité sociale, sa régularité fiscale, et le respect des règles d’emploi de personnel étranger.
L’extrait Kbis ou son équivalent selon le statut
Le Kbis fonctionne comme la carte d’identité juridique d’une société inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés. Mais tous les sous-traitants du bâtiment n’y sont pas soumis. Un artisan inscrit au Registre National des Entreprises (RNE, qui a remplacé le répertoire des métiers) fournira plutôt un avis de situation téléchargeable sur le site de l’Insee. Un devis ou un document professionnel mentionnant la dénomination sociale, l’adresse et le numéro d’immatriculation peut également suffire. Pour une société, le document s’obtient gratuitement auprès du comptable ou via MonIdenum, après création d’un compte.
L’attestation de vigilance URSSAF ou MSA
Ce document prouve que le sous-traitant a bien déclaré et réglé ses cotisations sociales. Il est délivré par l’URSSAF pour la majorité des entreprises, ou par la MSA pour le secteur agricole. Un auto-entrepreneur le récupère via son espace personnel sur autoentrepreneur.urssaf.fr, dans la rubrique des attestations. Une société passe par son espace sécurisé URSSAF, ou demande directement au comptable une attestation de fourniture des déclarations sociales. Sans première déclaration sociale réglée, ce document ne peut pas être délivré, ce qui en fait un bon indicateur de sérieux dès le démarrage d’une collaboration.
L’attestation de régularité fiscale
Délivrée par l’administration fiscale, elle certifie que l’entreprise est à jour de ses impôts et taxes, qu’il s’agisse de la TVA, de l’impôt sur les sociétés ou des taxes locales. La demande se fait auprès du comptable ou directement par mail au Service des Impôts des Entreprises de rattachement du sous-traitant. Ce justificatif rassure sur la solidité financière de l’entreprise, un point loin d’être anecdotique quand plusieurs chantiers s’enchaînent avec le même partenaire.
La liste nominative des salariés étrangers hors UE/EEE
Ce document concerne uniquement les salariés ressortissants de pays situés hors de l’Union européenne et de l’Espace économique européen. Si aucun salarié n’est concerné, une simple attestation sur l’honneur suffit. Dès qu’une embauche modifie la situation, la liste doit être actualisée sans délai. C’est un point de vigilance souvent négligé, alors qu’il constitue l’un des piliers de la lutte contre le travail dissimulé dans le secteur du bâtiment.
À partir de quel montant ces documents sont-ils obligatoires ?
Le seuil qui déclenche l’obligation de vigilance est fixé à 5 000 € HT, conformément à l’article L.8222-1 du Code du travail. Ce montant correspond au total de la prestation, même si le paiement est étalé sur plusieurs factures. Autrement dit, un contrat de 6 000 € HT réglé en trois fois reste soumis à l’obligation, même si chaque facture prise isolément est inférieure au seuil.
La vérification ne se limite pas à la signature du contrat. Elle doit être renouvelée tous les six mois tant que la prestation se poursuit, ce qui suppose de suivre les dates de validité de chaque attestation reçue. Une évolution réglementaire à venir doit d’ailleurs renforcer cette logique en étendant la vigilance à l’ensemble des sous-traitants d’une chaîne, et pas seulement au sous-traitant direct. Concrètement, un donneur d’ordre pourrait un jour être tenu de vérifier aussi les documents du sous-traitant de second rang, celui engagé par son propre sous-traitant.
Que faire si le sous-traitant est auto-entrepreneur ou établi à l’étranger ?
Le statut du sous-traitant change la nature des documents à réunir, sans changer l’obligation elle-même. Deux profils reviennent régulièrement sur les chantiers du bâtiment et méritent une attention particulière.
Sous-traitant auto-entrepreneur ou artisan
Un auto-entrepreneur n’a pas de Kbis, mais son avis de situation Insee ou son numéro Siret fait office d’équivalent. Pour l’attestation de vigilance, la démarche passe systématiquement par son espace personnel URSSAF dédié aux indépendants, distinct de celui des sociétés. Depuis la disparition du régime social des indépendants, c’est bien l’URSSAF qui centralise ce document pour tous les travailleurs indépendants du bâtiment, artisans compris.
Sous-traitant établi à l’étranger
Pour un sous-traitant européen ou hors Union européenne intervenant sur un chantier français, deux documents s’ajoutent à la liste habituelle. Le numéro individuel d’identification à la TVA en France, ou à défaut les coordonnées d’un représentant fiscal ponctuel. Et un justificatif de régularité sociale dans son pays d’origine, délivré par l’organisme compétent et encadré par le règlement européen 883/2004 ou par une convention bilatérale de sécurité sociale. Sans ces deux pièces, la relation contractuelle reste juridiquement fragile, quelle que soit la qualité du travail réalisé sur le chantier BTP.
Que risque le donneur d’ordre en cas de documents manquants ?
Ne pas vérifier ces justificatifs expose à une solidarité financière si le sous-traitant est ensuite condamné pour travail dissimulé. Le donneur d’ordre devient alors responsable, avec lui, du paiement des impôts, cotisations, rémunérations et pénalités dues. Il peut aussi devoir rembourser les aides publiques perçues par le sous-traitant défaillant.
Sur le plan pénal, la sanction encourue atteint trois ans d’emprisonnement, assortie d’une amende pouvant grimper jusqu’à 225 000 € pour une société et 45 000 € pour une personne physique. C’est pourquoi vérifier l’authenticité des documents reçus, sur les sites officiels de l’URSSAF, des impôts ou d’Infogreffe, ne relève jamais d’une formalité superflue. Cette vérification protège directement la trésorerie et la responsabilité pénale de l’entreprise qui délègue une partie de son chantier.
