Pour terminer un email avec une pièce jointe, la règle est simple : mentionnez le fichier joint dans le corps du message, nommez-le explicitement, puis adaptez votre formule de clôture au contexte. Un email bien conclu avec une pièce jointe remplit trois fonctions à la fois : confirmer l’envoi du document, indiquer ce qu’il contient, et guider le destinataire vers l’action attendue. Ce guide vous donne les formules prêtes à l’emploi, classées par situation, ainsi que les erreurs à éviter pour ne pas nuire à votre image.
📌 L’essentiel à retenir
Nommez toujours le fichier
Écrire « voir pièce jointe » sans préciser le document est perçu comme négligent.
Adaptez le ton au contexte
Une formule trop formelle avec un collègue ou trop désinvolte avec un client nuit à votre crédibilité.
Ajoutez un appel à l’action
Le destinataire doit savoir ce qu’on attend de lui : lire, valider, signer ou répondre.
Comment mentionner la pièce jointe dans le corps du mail ?
La mention du fichier joint ne se limite pas à une ligne en bas du message. Elle doit apparaître dans le corps du mail, au moment où elle est pertinente par rapport au propos, et toujours accompagnée du nom précis du document. Si votre email a plusieurs paragraphes, placez la mention au moment où vous introduisez le document. Si le fichier est l’objet principal du message, mentionnez-le dès le début.
Deux points à respecter quelle que soit la formule choisie : nommez le document (« mon CV », « le devis n°452 », « le rapport de fin de projet ») et précisez le format si cela peut éviter une confusion (« au format PDF », « au format Word modifiable »).
Les formules classiques
Ces formules sont adaptées à tous les contextes professionnels. Elles restent la référence pour un email formel avec pièce jointe, que ce soit vers un client, un partenaire ou une hiérarchie.
- « Veuillez trouver ci-joint [nom du document]. » : formule standard, toujours correcte dans un registre soutenu.
- « Vous trouverez ci-joint [nom du document]. » : légèrement moins formelle, très utilisée dans les emails professionnels courants.
- « Je vous adresse en pièce jointe [nom du document]. » : met en avant l’intention d’envoi plutôt que le document lui-même.
- « Je joins à cet email [nom du document]. » : formule directe, claire, qui convient à la plupart des situations.
- « Je me permets de vous transmettre en pièce jointe [nom du document]. » : ton légèrement plus humble, utile dans un premier contact ou une démarche de sollicitation.
Sur l’accord de « ci-joint » : il est invariable lorsqu’il précède le nom (« veuillez trouver ci-joint la facture ») et variable lorsqu’il est placé après (« la facture ci-jointe », « les documents ci-joints »). L’erreur la plus fréquente est d’écrire « ci-jointe » après « veuillez trouver », ce qui est incorrect.
Les alternatives modernes à « veuillez trouver ci-joint »
L’expression « veuillez trouver ci-joint » est parfaitement correcte mais peut sembler figée dans certains contextes. Ces formules plus directes conviennent bien à un registre semi-formel ou professionnel courant.
- « Je vous envoie en pièce jointe [nom du document]. »
- « Je vous transmets ci-joint [nom du document]. »
- « J’ai joint à ce message [nom du document]. »
- « Je vous fais parvenir ci-joint [nom du document]. »
Pour un email avec plusieurs pièces jointes, listez chaque fichier explicitement : « Vous trouverez ci-joints mon CV, ma lettre de motivation et mon portfolio. » Le pluriel « ci-joints » s’applique ici car il suit les noms listés.
Comment terminer un email avec pièce jointe selon le contexte ?
La formule de clôture d’un email professionnel doit correspondre à la relation avec le destinataire et à l’objectif du message. Une conclusion bien calibrée renforce la cohérence de l’ensemble du mail. Voici les modèles les plus utiles, directement adaptables selon votre situation.
Email formel ou institutionnel
Ce registre s’applique à un premier contact, un client que vous ne connaissez pas encore, un partenaire institutionnel ou un supérieur hiérarchique. La formule de politesse finale doit être complète.
- Mention du fichier : « Vous trouverez ci-joint [nom du document] pour votre information. »
- Clôture : « Dans l’attente de votre retour, je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. »
- Politesse finale : « Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes cordiales salutations. »
Email semi-formel entre collègues
Avec un contact régulier, un collègue ou un partenaire que vous connaissez, le ton peut être plus direct sans perdre en professionnalisme.
- Mention du fichier : « Je te transmets ci-joint [nom du document], dis-moi si tu as besoin de modifications. »
- Clôture et politesse : « Bonne lecture, n’hésite pas à revenir vers moi. Cordialement, » ou simplement « Bien à toi, »
Email de candidature avec CV joint
La conclusion d’un email de candidature doit mentionner clairement les documents joints et ouvrir la porte à un entretien sans paraître pressant.
- Mention des fichiers : « Vous trouverez en pièce jointe mon CV ainsi que ma lettre de motivation au format PDF. »
- Appel à l’action : « Je reste disponible pour un entretien à votre convenance et me tiens à votre disposition pour tout échange complémentaire. »
- Politesse finale : « Dans l’attente de vous lire, je vous adresse mes cordiales salutations. »
Email commercial avec devis ou facture
Dans un contexte commercial, la fin d’email avec devis ou facture en pièce jointe doit indiquer clairement l’action attendue du destinataire : valider, régler, prendre contact pour ajustement.
- Mention du fichier : « Vous trouverez ci-joint notre devis détaillé n°[numéro] correspondant à votre demande. »
- Appel à l’action : « N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou ajustement avant validation. »
- Pour une facture : « Vous trouverez en pièce jointe la facture relative à notre prestation. Le règlement est à effectuer sous [délai]. »
- Clôture : « Dans l’attente de votre retour, bien cordialement, »
Quelles erreurs nuisent à votre image professionnelle ?
La plupart des erreurs dans un email professionnel avec pièce jointe sont évitables avec un peu d’attention. Voici les plus fréquentes, par ordre d’impact sur la perception du destinataire.
- Ne pas nommer le fichier joint : écrire « voir pièce jointe » sans préciser le contenu oblige le destinataire à ouvrir le fichier pour comprendre de quoi il s’agit. C’est une perte de temps pour lui et un manque de soin de votre part.
- Oublier l’appel à l’action : si le destinataire ne sait pas ce qu’on attend de lui (lire, valider, signer, répondre), il peut ne rien faire. Chaque email avec document joint doit indiquer la suite attendue.
- Ton inadapté au contexte : une formule trop rigide avec un collègue crée une distance inutile. Une formule trop relâchée avec un client nuit à votre crédibilité.
- Objet du mail incohérent avec la pièce jointe : si votre objet ne reflète pas le contenu du fichier joint, le destinataire peut passer à côté ou mal classer le message.
- Fichier trop lourd sans avertissement : au-delà de 5 Mo, mentionnez le poids du fichier ou proposez une alternative (lien de téléchargement, version compressée). Certaines messageries bloquent les pièces jointes volumineuses sans notification.
- Mauvais format de fichier : envoyer un fichier .pages à un correspondant sous Windows ou un .docx non finalisé au lieu d’un PDF peut créer des problèmes d’ouverture. Précisez le format ou convertissez en PDF par défaut.
Comment rattraper un oubli de pièce jointe ?
L’oubli de pièce jointe arrive à tout le monde. La façon dont vous le gérez compte autant que l’erreur elle-même. L’objectif : corriger vite, rester factuel, et ne pas s’appesantir.
Envoyez immédiatement un second email avec l’objet suivant : « Re : [objet initial] — pièce jointe oubliée ». Le corps du message doit être court :
- « Veuillez m’excuser, j’ai omis de joindre le document mentionné dans mon précédent message. Vous le trouverez ci-joint. »
Pas de troisième email pour s’excuser d’avoir oublié de s’excuser. Un message suffit, bref et sans dramatisation.
Si vous n’avez pas de retour après plusieurs jours ouvrés et que vous pensez que le fichier n’a pas été reçu ou ouvert, une relance sobre est tout à fait appropriée. Attendez entre trois et cinq jours ouvrés avant de relancer. Évitez « Avez-vous bien reçu mon email ? » qui peut être perçu comme une mise en cause implicite. Préférez :
- « Je me permets de revenir vers vous au sujet de mon message du [jour], auquel était joint [nom du document]. N’hésitez pas à me faire part de vos retours. »
Si vous suspectez un problème technique, proposez une alternative : « Si le fichier ne s’est pas correctement chargé, je peux vous le transmettre à nouveau ou par un autre moyen. »
