Obtenir une liste nominative des salariés étrangers repose sur une démarche simple, à condition de savoir exactement ce que le document doit contenir et où le trouver. Que vous soyez le donneur d’ordre qui réclame cette attestation ou le prestataire qui doit la fournir, voici tout ce qu’il faut savoir pour remplir cette obligation sans perte de temps.
📋 L’essentiel à retenir
Deux versions possibles
Sans salarié étranger concerné ou avec liste nominative complète.
Validité de 6 mois
Le document doit être renouvelé tous les 6 mois, même contrat en cours.
Responsabilité personnelle
Le signataire engage sa responsabilité au sens de l’article 441-7 du Code pénal.
Mon entreprise est-elle concernée par la liste nominative des salariés étrangers ?
L’obligation s’applique dans les deux sens de la relation contractuelle. Selon votre position, donneur d’ordre ou prestataire, ce n’est pas tout à fait le même rôle qui vous incombe, mais l’obligation est réelle des deux côtés.
Du côté du donneur d’ordre
Toute entreprise qui fait appel à un sous-traitant ou prestataire pour un montant cumulé dépassant 5 000 € HT sur l’année doit réclamer ce document. Le seuil se calcule sur le total annuel des prestations, pas facture par facture. L’attestation est à demander dès la signature du premier contrat, puis à renouveler tous les six mois tant que la relation commerciale se poursuit. Les particuliers sont explicitement exclus de cette obligation (article D8254-4 du Code du travail).
Du côté du sous-traitant ou prestataire
Le prestataire doit fournir ce document quelle que soit sa situation, y compris s’il n’emploie aucun travailleur étranger soumis à autorisation de travail. L’absence de salarié concerné ne dispense pas de la formalité : elle conduit simplement à produire une attestation de non-emploi plutôt qu’une liste nominative complète.
Les salariés concernés sont les ressortissants de pays hors Espace économique européen soumis à autorisation de travail, ainsi que les ressortissants EEE en période transitoire. Sont donc exclus les citoyens des 27 États membres de l’UE, ainsi que les ressortissants d’Andorre, d’Islande, du Liechtenstein, de Monaco, de Norvège, de Saint-Marin et de Suisse. Les titres valant autorisation de travail sont les suivants :
- la carte de séjour
- la carte de résident
- la carte de séjour temporaire
- le visa de long séjour
Où trouver la liste nominative des salariés étrangers ?
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il n’existe pas de formulaire Cerfa officiel pour ce document. Le Code du travail impose une structure, pas un modèle. Concrètement, vous pouvez vous appuyer sur trois sources :
- un modèle interne à votre entreprise, rédigé en respectant les champs obligatoires détaillés ci-dessous
- le modèle imposé par votre donneur d’ordre, notamment via des plateformes de conformité comme Provigis, qui utilisent leur propre template propriétaire
- un modèle téléchargeable au format Word ou PDF, disponible auprès d’organisations professionnelles ou de services RH spécialisés
Dans le cadre des marchés publics, certains acheteurs intègrent leur propre modèle directement dans le dossier de consultation. Vérifiez systématiquement les pièces jointes avant de produire votre propre version. Si aucun modèle n’est imposé, la structure réglementaire décrite dans la section suivante suffit à produire un document valide.
Comment remplir la liste nominative des salariés étrangers ?
Le document se compose de trois blocs : l’identification de l’entreprise et de son signataire, la déclaration elle-même (avec ou sans salarié concerné), et les mentions légales de validation. Voici comment renseigner chacun selon votre situation.
La version sans salarié étranger concerné
Si votre entreprise n’emploie aucun ressortissant hors EEE ni ressortissant EEE en période transitoire soumis à autorisation de travail, vous produisez une attestation de non-emploi. Elle doit mentionner :
- la civilité, le nom, le prénom et la qualité du signataire
- la raison sociale de l’entreprise, son numéro d’immatriculation au RCS et l’adresse du siège social
- la déclaration explicite qu’aucun salarié concerné n’est employé à la date de signature
- un engagement d’actualisation immédiate en cas de recrutement d’un tel salarié, avec transmission des documents réglementaires au donneur d’ordre
Ce dernier point est souvent omis dans les modèles circulant en ligne. Il est pourtant obligatoire et engage directement votre responsabilité si vous recrutez un travailleur étranger en cours de contrat sans en informer le donneur d’ordre.
La version avec au moins un salarié étranger concerné
Si votre entreprise emploie un ou plusieurs salariés étrangers soumis à autorisation de travail, la liste nominative doit être complète. En plus du bloc d’identification de l’entreprise et de la déclaration de situation, vous renseignez pour chaque salarié concerné :
- son nom et prénom
- sa date d’embauche
- sa nationalité
- la nature du titre valant autorisation de travail (carte de séjour, carte de résident, carte de séjour temporaire ou visa de long séjour)
- le numéro d’ordre figurant sur ce titre
Ces informations sont à extraire du registre unique du personnel, pas d’une estimation ou d’un souvenir. Le numéro d’ordre du titre est notamment une information que beaucoup de prestataires négligent, alors qu’elle est obligatoire et vérifiable. La vérification du titre de séjour doit avoir lieu avant toute embauche : c’est le préalable direct à l’établissement de ce document.
Pour le bloc de validation, trois éléments sont impératifs : une signature manuscrite originale du dirigeant ou d’une personne disposant d’une délégation de pouvoir formelle, le lieu et la date de signature, le cachet de l’entreprise, et la mention suivante : « Je déclare également avoir pris connaissance de l’article 441-7 du code pénal. » Sans cette mention, le document est techniquement incomplet. La validité du document court sur 6 mois à compter de sa remise (article D8254-4 du Code du travail) : passé ce délai, une nouvelle attestation est obligatoire, même si le contrat est toujours actif.
Que risque-t-on en cas de manquement ou de refus ?
L’article 441-7 du Code pénal encadre les sanctions applicables en cas de fausse déclaration. Établir une attestation avec des faits inexacts, falsifier un document sincère ou utiliser une attestation incorrecte expose le signataire à 1 an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende. Si l’infraction est commise avec l’intention de nuire au Trésor public ou au patrimoine d’autrui, les peines montent à 3 ans et 45 000 €. C’est la responsabilité personnelle du signataire qui est en jeu, pas seulement celle de l’entreprise.
Du côté du donneur d’ordre, le risque ne disparaît pas si le prestataire fournit un document inexact. L’obligation de vigilance prévue à l’article L8222-1 du Code du travail impose des vérifications que la bonne foi ne suffit pas à couvrir. En cas de contrôle, l’absence de document valide dans vos archives expose votre entreprise à des sanctions solidaires liées à l’emploi irrégulier de travailleurs dont la situation est irrégulière.
Quand un sous-traitant refuse de fournir la liste nominative, la situation est claire : ce refus vous empêche de justifier le respect de votre obligation de vigilance. C’est un signal d’alerte sérieux sur la fiabilité générale du prestataire. La recommandation concrète est de ne pas engager la relation contractuelle, ou de la suspendre immédiatement jusqu’à obtention du document. Aucune pression commerciale ne justifie de passer outre.
